Organisation

Comment organiser une réunion

Un jeu social. Au quotidien, le temps de l’entreprise n’est pas rythmé, comme au théâtre, par la succession des scènes et des actes. L’unité de base de la vie professionnelle – le pixel du boulot – est le jeu social. Ce sont les entretiens d’embauche ou d’évaluation autant que les rendez-vous client, les conférences téléphoniques autant que les assemblées générales et, bien sûr, les réunions. Tout « jeu social » s’entend d’une activité collective qui comporte un but affiché mais qui, en réalité, renferme une multitude de motivations ambivalentes et d’objectifs cachés. Ainsi, en réunion, certains chercheront à conforter l’image qu’ils ont d’eux-mêmes, quand d’autres voudront asseoir leur supériorité, jouer les premiers de la classe, séduire l’auditoire, assumer le rôle de trublion. Trop souvent, l’organisation d’une réunion ne vise pas réellement à faire émerger des solutions, ainsi qu’en atteste l’invention du terme de réunionnite.

RÉUNIONITE
(Nom féminin, formé à partir du radical « réunion » et du suffixe « ite » (inflammation). La terminaison est ici ironique et dénonce l’usage perverti d’une pratique professionnelle)
1. Manie des réunions1CNTRL, Dictionnaire en ligne, Réunion, Réunionite..
2. « Maladie de la réunion, qui touche ceux qui ont la manie de faire des réunions à tout propos, voyant dans chaque réunion le moyen de se faire valoir hors du train-train quotidien ou une pause agréable préférable au travail nécessaire »2ENCYCLOPÉDIE UNIVERSALIS, Dictionnaire en ligne, Réunionite..

Une compétence. L’organisation et la tenue de réunions utiles est donc une vraie compétence que chaque manager digne de ce nom se doit de maîtriser. Et si une Notice y est consacrée, c’est que ça n’est pas forcément inné. La réunion est l’action de rassembler des personnes en un lieu déterminé à des fins précises3LAROUSSE, Dictionnaire en ligne, Réunion, 3.. Ces fins sont généralement peu nombreuses : informer les participants sur l’état d’avancement d’un projet (la réunion d’information), trancher ou désamorcer un conflit (la conciliation), faire progresser la réflexion sur un sujet (le brainstorming, par exemple) ou prendre collectivement une décision (la concertation)4Cf. la typologie des réunions sur le site du Réseau APE.. Dans tous les cas, l’animateur de la réunion doit combiner sens de l’organisation et de l’écoute. Il doit disposer d’une certaine autorité et savoir maintenir le cap. Cela n’implique pas simplement d’être mobilisé le jour J. Il faut encore avoir préparé la réunion (en amont) et s’assurer de son effet (en aval).

♠ Avant la réunion

La tenue d’une réunion suppose de doublement anticiper. D’une part, il y a lieu de décider du contenu de la réunion (étape #1) : thématiques, problématiques, contexte particulier, etc. D’autre part, il convient de convoquer les participants (étape #2), étant entendu que parfois ce seront certains d’entre eux qui vous demanderont la tenue de la réunion, définissant du même coup son sujet.

Étape #1. La préparation

La condition sine qua non de l’organisation d’une réunion est son utilité, définie sous forme d’objectif(s). Certes, indépendamment de ce but clairement affiché, la réunion permet de diffuser des informations, de partager des retours d’expérience ou de renforcer la cohésion d’équipe. Mais il faut toujours prévoir un ordre du jour, quitte à faire des ajouts au dernier moment, par exemple si l’actualité ou l’urgence le commande. Éventuellement, faites circuler des documents à consulter avant la réunion. Si nécessaire, demandez à un collaborateur de préparer un point sur un thème particulier. Évitez de lui demander de but en blanc le jour la réunion, vous pourriez le mettre en difficulté. De votre côté, n’hésitez pas à créer un support visuel (Powerpoint), par exemple si des schémas sont nécessaires.

Étape #2. La convocation

Choisissez un lieu plutôt calme et un horaire facile pour chacun (le mardi matin entre 10 et 12h semble idéal à une majorité de salariés). Le cas échéant, réservez la salle et le matériel (ordinateur, projecteur). Prévoyez une durée assez courte (30 ou 45 minutes, une heure maximum). Vous éviterez ainsi que vos collaborateurs décrochent et qu’ils perdent du temps (qui se compte en journées à la fin de l’année…). Si la réunion dure plus d’une heure, prévoyez impérativement une pause (que vous annoncerez au début) ou, mieux, scindez la réunion en deux. Précisez aussi que vous commencerez à l’heure. Enfin n’invitez que les personnes intéressées mais toutes les personnes intéressées. Dispensez vos collaborateurs des réunions qui ne les concernent pas. Veillez également à ne pas froisser la susceptibilité de ceux qui s’attendent à être invités.

« Henri-Maximilien regardait pleuvoir sur Innsbruck. L’Empereur s’y était installé pour surveiller les débats du Concile de Trente, lequel, comme toutes les assemblées chargées de décider quelque chose, menaçait de se terminer sans aboutir. »5Marguerite YOURCENAR, L’Œuvre au noir, 1968, Gallimard, Chapitre IX.

♦ Pendant la réunion

Selon un triptyque cher à ARISTOTE, une réunion doit comporter un début, un milieu et une fin6« J’appelle entier ce qui a un commencement, un milieu et une fin. Le commencement est ce qui ne suppose rien avant soi, mais qui veut quelque chose après. La fin, au contraire, est ce qui ne demande rien après soi, mais qui suppose nécessairement, ou le plus souvent, quelque chose avant soi. Le milieu est ce qui suppose quelque chose avant soi, et qui demande quelque chose après. » (ARISTOTE, La poétique, Chapitre VII – Comment doit être composée l’action de la tragédie).. L’important est bien sûr le contenu de la discussion (étape #4) mais pensez toujours à ouvrir (étape #3) et à clore (étape #5) la réunion, comme toute entrevue d’ailleurs.

Étape #3. L’ouverture

Le jour J, soyez un peu en avance pour vous assurer que le matériel fonctionne. Vous aurez photocopié les documents à distribuer pendant la réunion. Commencez la réunion à l’heure dite. N’attendez pas les retardataires : avec le temps, ils s’habitueront à être à l’heure et ceux qui attendent toujours pour les autres vous en sauront gré. Puis, remerciez vos collaborateurs de leur présence et rappelez la durée de la réunion, ainsi que ses objectifs. Faites un rapide tour de table si vous n’êtes pas sûr que tous les participants se connaissent. C’est particulièrement vrai s’il y a de nouveaux arrivés (y compris des stagiaires…) : demandez-leur de se présenter et demandez-en autant à tous les participants puis souhaitez la bienvenue aux nouveaux. Ça paraît superflu mais ça ne l’est pas : qui ne s’est jamais retrouvé en réunion sans connaître tout le monde ni même savoir ce qu’il faisait là ?

Étape #4. La discussion

C’est là que le talent de manager se révèle (ou qu’apparaissent de sévères carences managériales). Car il faut que chacun parle sans pour autant que la réunion vire à la foire d’empoigne. Encouragez tous vos collaborateurs à participer. N’acceptez pas que certains soient tenus à l’écart. Demandez à chacun son avis, en valorisant ses compétences ou son poste. Faites émerger les implications de la prise de décision. Mais ne laissez pas vos collaborateurs vous perdre dans les détails. Structurez la discussion. Pour cela, suivez la trame que vous vous êtes fixée (par exemple, l’objectif est divisé en trois thèmes, auxquels vous attribuez fictivement un tiers du temps de discussion). Recentrez toujours le débat sur le fil conducteur. N’hésitez pas à écrire au tableau ou à faire des schémas.

Étape #5. La clôture 

Une fois que vous avez fait le tour de la table (et de la question), procédez à une courte synthèse. Rappelez l’objectif de la réunion, les différents thèmes abordés, les difficultés soulevées et les décisions prises. Évoquez aussi les questions qui n’ont pu être traitées faute de temps ou d’informations suffisantes. Voyez avec l’équipe si une nouvelle réunion semble nécessaire ou non, avec les mêmes participants ou en en conviant d’autres, par exemple des spécialistes de telle question. Puis remerciez chacun de sa présence et de son attention. Et dites un mot pour signifier que la réunion est terminée. Rien de pire que ces réunions qui se finissent en se délitant, personne n’étant vraiment certain que plus rien d’important ne sera dit et traînant un peu pour voir, sortant de la salle au compte-gouttes, laissant finalement la lumière allumée et la salle en désordre…

♣ Après la réunion

La réunion passée depuis quelques jours, il est probable que chacun oublie ce qui a été dit. Entre collègues, on se demandera confirmation sur tel point, on se rendra compte que tout le monde n’a pas compris la même chose, on n’osera pas aller demander au manager… toutes choses qu’un compte-rendu aurait évité (étape #6).

Étape #6. Le compte-rendu

Même très simple (un petit mail), le compte-rendu est essentiel. Il rappelle brièvement les circonstances de la réunion (participants, horaires, lieu, objectif), résume les différentes questions soulevées ou les arguments contraires qui ont été avancés et indique la décision qui a été prise, ainsi que les nouvelles tâches ou missions qui peuvent en découler pour certains collaborateurs (dont le nom est à rappeler pour que tous sachent à qui s’adresser). Ce compte-rendu, très rarement transmis (quand il est rédigé…), donnera de vous une image très professionnelle et évitera aux collaborateurs de se défausser en disant qu’ils n’avaient pas compris ou avaient oublié… Faire les choses dans les clous, ce n’est pas une si mauvaise signature professionnelle. D’autant que vous pouvez très bien demander à un assistant ou à un collaborateur de prendre des notes pendant la réunion, ce qui vous facilitera grandement la tâche ensuite.

Cette Notice est issue de la boîte à outils du manager, qui figure dans mon livre Hiérarchies.

♥ Illustration

Pieter COECKE VAN AELST, La cène, 1531, Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique, Bruxelles